Документация по органайзеру Exiland Assistant

Обзор возможностей (кратко)



Три редакции программы: Free, Personal, Enterprise

Программа органайзер Exiland Assistant имеет три редакции:

Exiland Assistant Free - бесплатная однопользовательская версия с базовым набором возможностей. Используется, как правило, для личных целей. Локальная версия.

Exiland Assistant Personal - полнофункциональная однопользовательская версия. Также является локальной и используется в основном для личного ведения дел, хранения контактов, заметок, идей, паролей, ссылок и т.д. Чаще всего применяется для ведения клиентов, поставщиков, партнеров и других контрагентов в условиях бизнеса. Версия является платной.

Exiland Assistant Enterprise - полнофункциональная сетевая (многопользовательская) версия, которая чаще всего используется в организациях для работы с базой клиентов, постановки задач по проектам и контроля их выполнения, для хранения практически любой информации, связанной с бизнесом. Каждый пользователь версии Enterprise имеет свои права, работает с локальной базой и синхронизирует внесенные изменения с центральной базой, расположенной на сервере. Благодаря такому подходу, версия Enterprise не требует постоянного соединения с сервером, работает автономно и очень быстро.

Сравнительная таблица разных редакций программы представлена на странице

https://exiland-soft.com/ru/compare.html

Многофункциональный органайзер Exiland Assistant имеет следующие возможности:

Одна из главных возможностей Exiland Assistant - это ведение базы контактов людей и организаций. Программа позволяет хранить максимально подробную информацию о людях и предприятиях.

Список клиентов, друзей, партнеров, должников с контактными данными удобно хранить в базе данных, делать автоматическую рассылку по ним, вести историю общения.

Заметки, пароли

Текстовые заметки не должны валяться на ПК в разрозненных папках! Это приведет к хаосу и большому количеству файлов. Нужную заметку найти в них станет со временем все сложнее и сложнее.

Храните кулинарные рецепты, внезапно нахлынувшие мысли, цитаты с сайтов и журналов, расписание движения транспорта, рецепты народной медицины, анекдоты, пароли и многое другое в органайзере Exiland Assistant. Это позволит быстро находить заметки, поскольку в базе данных они хранятся структрутированно.

Пароли к сайтам также можно хранить в заметках. Доступ к этой секретной информации закрыт паролем на вход в программу.

Подробнее см.в разделе Хранение заметок, паролей

Хранение ссылок

Exiland Assistant позволяет хранить в своей базе данных ссылки интернета (web-ссылки), ссылки на важные файлы и папки, расположенные как на локальном ПК, так и в локальной сети. Подробнее см.раздел Хранение ссылок.

Ведение событий по людям и организациям

В карточке персоны или организации предусмотрена вкладка События, позволяющая планировать звонки, встречи, вести историю общения по человеку или предприятию (чаще всего это ваши клиенты), записывать результат общения.

Это весьма полезная возможность для менеджеров по продажам, простейший вариант CRM функции (взаимоотношение с клиентами).

Подробнее в разделе Ведение событий и истории общения по клиенту.

Расширяемая структура данных (добавление, переименование полей)

Начиная с версии 3.0 появилась возможность добавлять свои поля в любом из разделов, переименовывать существующие. Настройка полей в версии Enterprise действует для всех пользователей и доступна пользователю с полными правами (администратору).

Настроить поля вы можете, используя меню "Сервис - Настройка полей". Все дополнительные (добавленные вами) поля будут находиться на вкладке "Доп.инфо" в карточке персоны/организации. Название вкладки вы также можете изменить на свое усмотрение там же, в "Сервис - Настройка полей".

Подробности в разделе Настройка полей (колонок).

Возможность изменения названия разделов, скрытие ненужных разделов

Если вы не используете какие-либо разделы, вы можете их скрыть в настройках программы "Сервис - Настройки - Интерфейс".

Если вы хотите переименовать раздел, щелкните правой кнопкой мыши по нужному разделу и выберите из появившегося контекстного меню пункт Переименовать. После изменения названия раздела требуется перезапустить программу.

Планирование задач и личных дел с возможностью напоминания в назначенное время

Планировщик задач – это лучший способ напомнить о предстоящих делах, чтобы ничего не забыть и сделать все вовремя! Запишите текст задачи, укажите, когда необходимо выполнить задачу, и когда напомнить вам о ней, и вы никогда не забудите сделать что-то важное. Для задач существует множество настроек. Найти их можно в главном меню "Сервис - Настройки", вкладка "Задачи".

Подробности в разделе Планировщик задач с возможностью напоминания

Сквозной поиск с массовой заменой данных по всей базе

У вас есть возможность найти определенную строку (или часть строки) во всей базе данных и заменить ее на другую.

Эта полезная функция значительно экономит время, если нужно найти строку в базе и заменить на другую или удалить и доступна только в версиях Personal и Enterprise в меню "Сервис - Поиск и замена".

Подробности в разделе Поиск и замена по всей базе

Массовая e-mail рассылка

Функция e-mail рассылки позволяет отправлять письма множеству получателей:

Это может быть поздравление, приглашение, коммерческое предложение (информация об акциях, скидках), рассылка прайс-листа, уведомление, напоминание и т.п.

Программа поддерживает как простой текст (Plain Text), так и текст с форматированием (HTML).

Подробности об этой функции читайте в статье E-mail рассылки.

Формирование документов по шаблону

Программа позволяет формировать документы .DocX (Microsoft Word, LibreOffice Writer) по заранее подготовленному шаблону, в котором расставлены теги в нужных местах. В момент формирования документа по шаблону программа заменяет теги на данные из базы Exiland Assistant.

Формирование документов может применяться для последующей печати на принтере: списка задач, списка лиц для прохождения медицинского осмотра, обучения, командировок, трудовых и других договоров, приказов, соглашений,служебных записок и др. прочих документов. Спектр применения функции достаточно широк.

Таким образом, один раз создав шаблон, вы можете в дальнейшем быстро печатать множество документов, не тратя время на однотипные действия.

Подробности об этой функции читайте в разделе Формирование документов по шаблону.

Быстрый доступ к информации (быстрый вызов, детальный поиск, фильтрация)

Программа Exiland Assistant "умеет" сворачиваться в область уведомлений (System Tray - иконку возле часов). Она всегда на готове. Быстрый вызов программы осуществляется настроенной вами комбинацией клавиш (по-умолчанию, это Ctrl+Q)

Поле "Быстрый поиск" используется для ускоренной фильтрации данных по введенной части текста. Поиск осуществляется по всем заполненным полям. Также существует детальный сквозной поиск по всем разделам базы, включая тексты заметок и названия групп в дереве. Панель детального поиска находится под деревом групп в левой нижней части главного окна программы.

Возможность ставить закладки на нужные записи и быстро переходить к ним по клавишам или через меню

В программе существует возможность ставить закладки на часто используемые записи и быстро переходить к ним по клавишам или с помощью меню. Добавить закладку можно, используя меню "Закладки" или пункт контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на нужной записи.

Возможность помечать записи цветом

Вы можете для себя выделять любые записи цветом из 6 предложенных цветов, чтобы визуально быстро ориентироваться в своих записях. Это очень удобно, поскольку позволяет задать цветовую категорию для логически выделенных людей и организаций (клиентов например).

Подробнее в разделе Выделение записей цветом

Корзина удаленных записей с возможностью восстановления

Если вы удалили запись, она помещается в корзину данной программы (просьба не путать с корзиной Windows). Пока запись находится в корзине, вы можете ее восстановить. Автоматически корзина не очищается. Поэтому иногда рекомендуется ее очищать.

ВАЖНО! В версии Enterprise корзина автоматически очищается при ближайшей синхронизации с центральной базой в Exiland Assistant Server.

Группировка записей, перемещение записей из одной группы в другую

Exiland Assistant позволяет создавать группы и размещать в них контакты персон, предприятия, задачи, заметки и т.д.

Древовидная структура групп позволяет группировать записи нужным образом. Каждая запись должна входить в одну или более групп одновременно.

При необходимости можно переносить любые записи (или несколько записей) из одной группы в другую. Такая возможность позволяет упорядочить данные, что в итоге обеспечивает быстрый поиск. Для переноса нескольких записей из одной группы в другую выделите их, удерживая Shift или Ctrl и нажимая левую кнопку мыши. Схватите левой кнопкой мыши выделенные записи таблицы и перетащите их в дерево групп в нужную группу. Есть другой способ: нажмите правую кнопку мыши на таблице и из выпадающего контекстного меню выберите пункт "Включить в группу ...". Выберите группу, в которую хотите включить записи. Теперь аналогично можно исключить выделенные записи из другой группы.

Для изменения групп одной записи можно перетащить ее в дерево или нажать кнопку "Изменить" и в форме редактирования записи отметить галочками группы, в которые следует включить данную запись. Для версии Enterprise для переноса записи в группу должен обладать правами на запись (изменений) в этой группе.

В свойствах группы вы можете указать стиль начертания при отображении группы в дереве, например, сделать ее полужирным, а для версии Enterprise указать права доступа к группе (права назначаются на уровне групп!)

Сортировка записей, перемещение задач вниз/вверх

Программа Exiland Assistant позволяет сортировать записи по любому полю и в любом направлении. Сортировка записей по возрастанию производится щелчком левой кнопки мыши на заголовке столбца. Повторный щелчок на заголовке этой же колонки приведет к сортировке по убыванию.

Для задач существует порядок, в котором вы планируете выполнять задачи. После ввода новой записи, она отображается внизу таблицы, но используя стрелки вверх/вниз, расположенные над таблицей, вы можете перемещать задачу вниз/вверх. Допускается перемещение только по одной записи.

Создание новых баз данных

Программа версии Personal  позволяет создавать сколь угодно много независимых баз данных, однако одновременно может работать только с одной. Чтобы переключиться на другую базу данных, следует сохранить текущие данные, а другие - загрузить. Все это можно делать через меню "Файл".

Программа версии Enterprise позволяет создать базу данных через программу Exiland Assistant Server, после чего всем клиентским программах необходимо восстановить данные с сервера, используя меню "Сервер - восстановить базу данных с сервера".

Ввод, изменение, удаление данных

Exiland Assistant максимально удобна для ввода данных через специальные формы ввода информации, отображающиеся при вводе новых записей. Эти же формы позволяют редактировать данные. Функция удаления позволяет удалить одну или несколько выделенных в таблице записей.

После удаления записей они попадают в Корзину, но не ту, что в Windows, а в свою внутреннюю, внутри программы Exiland Assistant (меню "Сервис - Корзина"). Из корзины вы можете восстановить запись.

Напоминание о Днях Рождения и приближающихся событиях

Существует очень полезная возможность, благодаря которой вы не забудете поздравить своих друзей, родственников, коллег по работе с Днем Рождения. Программа сообщит вам заранее у кого и через сколько дней наступит День Рождения. Поэтому вы обязательно успеете купить подарок к празднику.

Аналогично, программа будет напоминать при старте программы и о приближающихся событиях. Это могут быть как праздники, так и планы/задачи по ведению базы клиентов.

В карточке персон и организаций есть возможность вести События по клиентам, историю общения, планы и напоминать о них.

Автоматическое резервное копирование

К сожалению, причин, которые могут привести к потере данных, существует немало: поломка винчестера, поражение файла данных вирусом, умышленное или случайное удаление записей, стихийные бедствия.  Сохранить баду данных от всех этих бед можно лишь периодически сохраняя данные на другой носитель информации (или другой компьютер, возможно даже тот, который находится в другом здании). Таким образом вы обеспечиваете надежную защиту ваших данных.

Резервное копирование необходимо делать всем. К счастью, в Exiland Assistant во всех версиях, кроме версии Free, предусмотрена функция автоматического резервного копирования файла данных.

В версии Personal в меню "Файл" вы сможете задать настройки: в какой момент или с какой периодичностью следует выполнять автоматическое резервное копирование и куда сохранять резервную копию.

В версии Enterprise резервное копирование выполняется на сервере программой Exiland Assistant Server. Настройки вы можете указать там же, в программе Exiland Assistant Server.

Подробнее об этой функции читайте в разделе Резервное копирование базы.

Существует также отдельная наша разработка - легковесная простая программа автоматического резервного копирования и синхронизации файлов Exiland Backup. Посмотреть подробное описание и скриншоты вы можете на официальном сайте программы https://exiland-backup.com/ru

Загрузка данных из файла данных, сохраненного ранее

Все ваши данные надежно хранятся в файле данных с расширением .esb (специальный шифрованный формат базы данных).

В настройках программы указывается путь к файлу данных, с которым работает программа (обычно файл данных находится в папке программы и называется "curdata.esb". Центральная база данных находится на сервере в папке Exiland Assistant Server и называется "servdata.esb").

Сохранение и загрузка из внешнего файла данных .esb осуществляется в версии Personal через меню "Файл", а в Enterprise - на сервере с помощью Exiland Assistant Server.

Внимание!

При загрузке файла данных программа в текущем файле удаляет все данные и загружает все данные из указанного файла. Поэтому, если вам нужны текущие данные, сохраните их через меню "Файл", прежде чем загружать данные из внешнего файла.

Подробнее в разделе Загрузка данных из файла

Экспорт данных в текстовый файл, RTF(Word), Excel, HTML

При необходимости все данные из программы Exiland Assistant можно выгрузить в обычный текстовый файл с кодировкой Windows или экспортировать содержимое таблицы в нужный формат для дальнейшей печати, отправки по e-mail, копирования в смартфон и т.п.

Синхронизация контактов персон с мобильными устройствами (КПК, моб.телефон) через MS Outlook 2000/2002/2003

Интеграция с Microsoft Outlook позволяет данной программе обмениваться контактами с известной в мире почтовой программой Microsoft Outlook.

Интересная возможность открывается для владельцев смартфонов на базе Windows Mobile. Все контакты можно хранить в Exiland Assistant. Если смартфон поддерживает синхронизацию контактов с Microsoft Outlook, то можно экспортировать контакты в MS Outlook и они будут синхронизированы со смартфоном.

Импорт ссылок интернета из каталога Избранное (Favorites) Internet Explorer'а

Если вы пользуетесь Интернетом и храните ссылки в разделе "Избранное" программы Internet Explorer, то можете с легкостью закачать эти ссылки в базу ссылок программы Exiland Assistant.

Блокирование программы от посторонних лиц

Эта функция полезна, когда вы решили отлучиться от рабочего места и не хотите, чтобы вашими данными кто-то воспользовался в ваше отсутствие. Отходя от ПК, заблокируйте программу нажатием на кнопку с изображением замка в правом верхнем углу экрана.

Или включите автоблокирование программы при отходе от ПК.

Подробности в разделе Блокирование программы от посторонних лиц

Защита от копирования (кражи) данных

Вы можете ограничить использование базы данных, разрешив открывать ее только на определенных ПК, например, в офисе или дома. Это даст возможность защитить данные от кражи. Вы можете привязать файл данных к ПК, чтобы, унеся файл данных домой, злоумышленник не смог ее там ничем открыть.

В программе предусмотрено несколько вариантов привязки базы. В случае необходимости, выберите один или даже несколько из них:

Все настройки привязки базы данных к ПК в версии Personal вы можете задать в меню "Сервис - Защита базы данных", а в версии Enterprise - в программе Exiland Assistant Server.

Супер-пароль

Для привязки к ПК в окне настроек необходимо задать супер-пароль. Супер-пароль необходим для редактирования данных настроек и восстановления доступа к базе данных в случае выхода из строя ПК, к которому осуществлена привязка.

Подробнее в разделе Защита от копирования базы (кражи данных)

Отправка данных по e-mail

Вы можете отправить любые записи (с детализацией) по e-mail кому-либо, указав какие поля отправлять. Например, отправить реквизиты предприятия, или контакты. Это можно сделать, используя пункт меню "Сервис - Отправить данные по e-mail" или воспользоваться аналогичным пунктом контекстного меню на таблице. Программа создаст новое письмо в почтовой программе, установленной в системе по-умолчанию и вставит в него данные из Exiland Assistant. Вы можете отредактировать данные, дописав или убрав часть текста, после чего отправить.

Многопользовательская работа с разграничением прав доступа (версия Enterprise)

Основное преимущество многопользовательской версии Enterprise от Free и Personal заключается в возможности работать с базой данных множеству пользователей и разграничении прав доступа к определенным разделам и функциям программы.

Одни пользователи могут иметь возможность изменять данные в конкретном разделе/группе, другие - только читать, третьи - вообще не иметь доступа к некоторым разделам даже на просмотр. Подробнее о правах доступа вы можете узнать из раздела Многопользовательская работа данного руководства.

Скины (более 120 разнообразных скинов)

Если вам не нравится внешний вид программы, выберите другое цветовое оформление (скин). Это можно сделать в меню "Сервис - Настройки", вкладка"Интерфейс". Если автоматически по каким-либо причинам не удастся скачать скины, скачайте их вручную с сайта программы https://exiland-soft.com/ru/download.html и скопировать в подпапку "skins".

В стандартной поставке доступна лишь небольшая часть скинов, все остальные вы можете бесплатно скачать с сайта программы.

Печать детальной информации, табличная печать

У вас есть возможность распечатать любую заметку, подробную (детальную) информацию о человеке, организации или распечатать данные в виде таблицы (табличная печать текущей выборки). Функции печати находятся в меню "Печать". Чтобы распечатать выборочно несколько записей выделите их в таблице левой кнопкой мыши, удерживая Shift или Ctrl и кликая в 0-м столбце на нужной строке.

Подробности в разделе Печать данных на принтере

Множество настроек

Настройки позволяют гибко настраивать работу программы и реакцию программы на запросы пользователя. Все настройки находятся в меню "Сервис".

Синхронизация данных с центральной базой на сервере (только для Enterprise)

Версия Enterprise, совместно с программой Exiland Assistant Server, позволяет организовать единую базу контактов физических и юридических лиц: клиентов, коллег, партнеров и т.д.

Версия Enterprise всегда работает со своей локальной базой данных независимо от сервера и может синхронизировать данные с центральной базой лишь когда сервер становится доступен. Это одно из главных приемуществ органайзера Exiland Assistant перед аналогами. Вы можете запускать программу с флешки, вносить изменения в базу данных вне офиса, а придя в офис, синхронизировать изменения с сервером. Но администратор может ограничить список ПК, на которых разрешено работать с базой.

Подробности многопользовательской работы смотрите в разделе Многопользовательская работа.

Интеграция с программой Skype (набор номера телефона)

Кроме реализованного в программе автоматического набора номера телефона при клике на иконку с изображением телефона на панели детализации есть и альтернативная возможность набора номера - через программу Skype (в меню "Сервис - Настройки" есть возможность выбора способа набора номера). По-умолчанию используется стандартная возможность Windows набирать номер. Но вы можете указать набор через Skype. Для этого также в настройках необходимо указать путь к папке, в которую вы установили Skype.