Органайзер Exiland Assistant для Windows позволяет удобно хранить все ваши контакты (контакты клиентов, партнеров, друзей, родственников, знакомых и т.д.). Программа для рассылки писем имеет специальный встроенный модуль, позволяющий разослать e-mail сообщения по базе контактов.


Поводов для e-mail отправки может быть много:


Массовая рассылка писем в Exiland Assistant

В ежедневнике существует функция автоматической массовой отправки e-mail, которая позволяет отправлять письма множеству получателей:

Таким образом, вы можете осуществлять массовые рассылки однотипных писем (по шаблону) любым адресатам. Каждому получателю отправляется отдельное письмо.


Программа поддерживает 2 формата письма:


Текст с форматированием (HTML) позволяет вставлять изображения, логотипы, фото прямо в тело сообщения, а также выделять текст жирным, курсивом, подчеркиванием, центрировать текст, вставлять таблицы, выбирать цвет фона или фоновые изображения и многое другое – все это делает сообщения более структурированными и привлекательными. В программе для массовой рассылки писем Exiland Assistant имеется встроенный редактор, позволяющий создавать красивые шаблоны.

Текст шаблона может содержать теги (переменные), вместо которых во время отправки будут подставляться значения полей из базы, например, <Наименование организации>, которой вы отправляете письмо. В самом простом случае, текст может не содержать ни одного тега.

Выбрав пункт меню "Сервис -> E-mail рассылки" на экране появится список рассылок (изначально он пустой) и 3 кнопки: "Создать", "Изменить", "Удалить".


Список рассылок в программе Exiland Assistant

Рис 1. Список рассылок

Как создать рассылку писем?

Ее создание можно разделить на 3 шага:


Шаг 1. Создание SMTP-профиля
Шаг 2. Создание почтового шаблона
Шаг 3. Выбор получателей

При нажатии на кнопку "Создать" на экране появится следующее окно:


Окно создания рассылки в программе Exiland Assistant

Рис 2. Окно создания рассылки

Укажите наименование рассылки, в выпадающих списках "От кого" и "Шаблон" выберите настройки отправителя (SMTP-профиль) и шаблон письма.
При первом использовании выпадающие списки пусты. Необходимо нажать кнопку "...", расположенную правее от соответствующего выпадающего списка.

Шаг 1. Создание SMTP-профиля для отправки писем

SMTP-профиль это настройки отправителя, то есть от какого ящика и имени будут отправляться письма. Вы можете отправлять e-mail сообщения от любого вашего ящика, созданного на серверах gmail.com, mail.ru, yandex.ru, ukr.net и т.п. SMTP-профиль, который вы создадите, может в дальнейшем использоваться для нескольких рассылок.

Нажмите по кнопке с тремя точками "..." и перед вами откроется окно со списком SMTP-профилей.

Для создания нового SMTP-профиля нажмите "Создать" и заполните форму.


Окно создания SMTP-профиля

Рис 3. Создание SMTP-профиля

Заполните форму, указав ящик отправителя и нажмите "Проверить". Если настройки заданы верно, нажмите "Сохранить". В списке SMTP-профилей выберите созданный профиль и нажмите на кнопку "Выбрать".

Шаг 2. Создание почтового шаблона – текст письма

Для выбора шаблона нажмите по кнопке с тремя точками "...", справа от выпадающего списка шаблонов, и перед вами откроется окно со списком почтовых шаблонов.
Как и в случае с SMTP-профилями, для создания нового шаблона нажмите "Создать" и заполните форму.


Окно создания почтового шаблона

Рис 4. Создание почтового шаблона

Если планируете вставлять теги в тело письма, выберите из списка, для какого раздела предназначен шаблон. Укажите тему, формат, а также сам текст сообщения и вставьте в него теги, если необходимо. Формат переключается в выпадающем списке "Формат", над текстом. К письму можно прикрепить файлы (вложения).


Чтобы вставить тег, установите курсор в нужную позицию в тексте и слева нажмите "Вставить тег", выбрав необходимое поле из базы.


Когда шаблон настроен, нажмите "Сохранить".
В списке почтовых шаблонов выберите созданный и нажмите "Выбрать".

Шаг 3. Выбор получателей ваших e-mail писем (кому отправлять)

Находясь в окне редактирования настроек, нажмите "Добавить" и выберите соответствующий пункт.

Выбор получателей из базы Exiland Assistant

Выберите слева группу или раздел целиком. Справа укажите получателей этой группы. По умолчанию, "Все, включая подгруппы".

Выбор произвольных e-mail адресов

Если у вас есть список адресов в Excel, Word или текстовом файле, Вы можете скопировать его через буфер обмена (Ctrl+C, Ctrl+V) и вставить в список получателей.

После выбора соответствующего пункта меню, на экране появится поле ввода списка e-mail. На каждой строке – один адрес. Адрес может быть введен в формате: "ivanov@gmail.com" или "Иванов Иван <ivanov@gmail.com>".


Сохранение настроек

Рис 5. Сохранение настроек

Здесь нажмите "Сохранить".
Рассылка создана!

Как запустить рассылку писем?

Находясь в окне со списком рассылок, выберите нужную и нажмите кнопку предварительного просмотра и отправки.


Запуск e-mail рассылки

Рис 6. Запуск

Поскольку e-mail адреса могут храниться в нескольких полях карточки Контакты или Организации, то при запуске отправки вас программа спросит, из каких полей она должна взять e-mail адрес.

Далее, нажимаем "Продолжить" и на экране появляется финальное окно, где собственно и происходит рассылка писем по e-mail адресам.


Предварительный просмотр

Рис 7. Предварительный просмотр и запуск отправки


Сверху - тема и текст шаблона. В нижней части список получателей. Для каждого получателя в списке видно, на какие адреса будет отправляться письмо, а также, из каких полей получателя он взят. Если e-mail адреса у получателя нет, то колонка "E-mail" будет пустой и такой получатель будет пропущен программой во время отправки сообщения.

Просмотр писем. Установив курсор на строке с получателем, сверху в шаблоне вместо тегов подставляются значения из базы, если конечно в теле шаблона теги присутствуют. Таким образом, еще до запуска рассылки можно посмотреть, в каком виде будет отправлено сообщение каждому получателю.

Проверка отправки. Вы можете отправить тестовое письмо на ваш e-mail, чтобы посмотреть окончательный вид сообщения в вашем почтовом ящике. Для этого в нижней панели в поле "E-mail' впишите ваш адрес и нажмите "Отправить тест".

Задержка в N секунд между отправкой писем бывает необходима, если почтовый сервер, от которого отправляете письма, не позволяет выполнять слишком частую отправку. Обычно задержки в 3-5 секунд бывает достаточно.

Запрос уведомления о прочтении. Данная опция включает в заголовок каждого сообщения запрос отправки уведомления о прочтении. Данный запрос будет сделан в виде диалогового окна в тот момент, когда получатель откроет письмо для прочтения.

Запуск. По умолчанию, программа предлагает разослать корреспонденцию всем получателям, начиная с первого. Однако, вы можете отметить получателей галочками выборочно и отправить письма только им.

По каждому получателю в списке прописывается время отправки и результат. Если сообщение отправить не удалось, то красным цветом отобразится текст ошибки.

Во время рассылки вы можете отменить процесс, нажав на кнопку "Остановить", а позже - продолжить.
В это время не будет срабатывать оповещение о задачах и автоматическое резервное копирование базы данных, если оно настроено.

История рассылки

Приятным дополнением программы для рассылки писем Exiland Assistant является возможность просмотра истории отправок (когда, кому и что было отправлено), а также возможность повторной отправки, например, тем, кому письмо по какой-то причине не было отправлено или процесс был прерван (перезагрузился компьютер, сбой программы и т.п.). Также, остановку отправки удобно использовать, если вам необходимо куда-то идти и нужно выключить компьютер, а позже вы хотели бы продолжить.

Чтобы просмотреть историю, необходимо, находясь в окне со списком рассылок, выбрать нужную и нажать кнопку истории.


Окно просмотра истории

Рис 8. Просмотр истории

Просматривая историю, вы можете повторить отправку либо всем адресатам, либо только тем, кому в прошлый раз письмо не было отправлено по какой-либо причине. Если прошлая отправка была прервана пользователем, вы сможете продолжить слать тем, кому письмо не было отправлено.

Заключение

Автоматическая рассылка e-mail писем доступна только в платных не дорогих версиях Exiland Assistant Personal и Exiland Assistant Enterprise. В бесплатной версии Free вы можете разве что настроить рассылку, но отправить сможете только тестовое письмо на указанный вами адрес. Этого достаточно для того, чтобы проверить отправку и корректность доставки и отображения сообщения.


Компания Exiland Software НЕ рекомендует использовать программу для отправки СПАМа.