Эффективное ведение базы клиентов в небольшой фирме

Перебор и пробы разных программ


Автор статьи 'Эффективное ведение базы клиентов в небольшой фирме'
Для ведения базы клиентов в нашей фирме методом проб и ошибок наша фирма остановила свой выбор на Exiland Assistant.
По опыту использования программы можем назвать его простым удобным инструментом для ведения базы контактов клиентов.

Outlook 2003 оказалась довольно громоздкая, в ней нет функции напоминания, а Outlook 2007 слишком сильно тормозил. Также Outlook не имеет закладок, не удобно реализована фильтрация, что затрудняет поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо, поэтому нам пришлось от нее отказаться и продолжить поиски более подходящей программы.

Следующим кандидатом стала известная всем Microsoft Access. Что оттолкнуло после установки - нет простоты и интуитивной понятности. Ее мы быстро забраковали, так как для эффективной работы с ней требовалось, как минимум, уметь программировать на Visual Basic, быть знакомым с основами проектирования баз данных. Реалии современного бизнеса таковы, что любой менеджер рано или поздно уходит, а чтобы обучить работе с Microsoft Access нового сотрудника потребуется как минимум несколько месяцев, что абсолютно неприемлемо для современных фирм находящихся в условиях жесточайшей конкуренции.

Ведение базы клиентов должно быть простым

Нам было необходимо, чтобы программа была настолько проста, что в ней с первого дня мог бы работать новый сотрудник, чтобы для ее нормальной работы не пришлось нанимать отдельного программиста. К тому же возникла острая необходимость объединить всех клиентов в одну общую базу данных и с ней смогли бы работать все сотрудники фирмы со своих компьютеров, а не ходить с флешкой от одного компьютера к другому.

Клиенты
Exiland Assistant прост и эффективен

Однако, начав поиски такой корпоративной программы, стало понятно, что извечным недостатком большинства органайзеров является их привязанность к одному единственному ПК. Сетевых органайзеров, работающих с единой базой, не так уж много. Online органайзеры нам не подходят - они хранят данные на сайте поставщика услуг, что не обеспечивает нужного уровня безопасности данных. К тому же они малофункциональны.

Однако мы не сдавались, однажды скачав очередной органайзер на официальном сайте, мы поняли, что нашли как раз то, что так долго искали. Этой программой оказался сетевой органайзер Exiland Assistant Enterprise. Он выгодно отличался от аналогов. Например, в LeaderTask поле контакта не содержит строки для ICQ, телефоны не разграничены на домашний, сотовый и рабочий, информацию о клиентах в нее вносить нельзя, так как эта функция не предусмотрена, а в Exiland Assistant все это присутствует. LeaderTask пестрый ежедневник (в нем много ярко-красных, ярко-зеленых цветов) и при длительной работе с ним в течение дня к вечеру начинают болеть глаза. Еще у LeaderTask отсутствует возможность указать, кому поручена задача (в Assistant эта возможность есть). Неоспоримым минусом LeaderTask является тот факт, что она требует основательное количество времени, чтобы разобраться и в полной мере почувствовать все ее возможности при работе.

В WinOrganizer имеется возможность создавать только базу друзей, знакомых (и то она тормозит, когда база сильно разрастается), а создавать базу по предприятиям не позволяет. Также в ней отсутствует настраиваемость кнопок.

Преимущества ведения базы клиентов в Exiland Assistant

Многофункциональность и простота

Первое, что сразу же бросилось в глаза, когда мы впервые воспользовались Exiland Assistant - это ее многофункциональность и простота в использовании. Уже на следующий день все менеджеры в компании свободно могли в ней работать - вести базу своих клиентов.. Приятным моментом, выгодно отличающим этот ежедневник от остальных, стала для нас возможность добавлять новые, переименовывать существующие названия полей строго под свои нужды, возможность e-mail рассылки акций по базе контактов, прайс-листов, предложений по скидкам по заранее настроенному шаблону с автоматической подстановкой данных из базы в нужные места шаблона.

Сначала мы скачали и попробовали бесплатную Free-версию органайзера, а установив серверную версию органайзера Enterprise, мы просто не могли нарадоваться ей - все сотрудники могли вносить изменения на своем компьютере, и все изменения в базе после автоматической синхронизации с сервером без малейшего нашего вмешательства появлялось на всех компьютерах.

Еще немного поработав с этой программой, мы заметили еще одну отличительную особенность: настроив в напоминании конкретного исполнителя задачи, напоминание появлялось только на его компьютере и не мешало остальным заниматься своей работой.

Чтобы не быть голословным приведу конкретные примеры: Exiland Assistant состоит из шести основных разделов: Контакты, Организации, Задачи, Заметки, Ссылки интернета, События. Поскольку нашу фирму интересуют преимущественно разделы "Организации" и "Задачи", то остановлюсь более подробно именно на них. Раздел "Контакты" (физ.лица) и "Заметки" мы скрыли (через Сервис/Настройки/Интерфейс), приспособив программу именно для своей фирмы. Раздел "Организации", где мы начали вести базу организаций, переименовали в "Клиенты".


Ведение базы клиентов в Exiland Assistant
Риc 1. Ведение базы клиентов в Exiland Assistant

Каждый менеджер имеет свою группу контактов (для каждого пользователя создали соответствующую подгруппу по его фамилии), причем клиенты как видно на рисунке находятся в разных городах. Приходя на работу, менеджер работает индивидуально со своей группой, иногда сверяясь при помощи быстрого поиска с базами других менеджеров (чтобы не внести случайно в свою базу данных чужого клиента).

Как создать базу клиентов и какие версии программы существуют?

Версия Enterprise для ведения базы клиентов (сетевая многопользовательская)

Для того чтобы создать общую базу данных для всего предприятия необходимо установить в дополнение ее серверную часть, которая называется Exiland Assistant Server и поставляется бесплатно с версией Enterprise. Enterprise версия - для ведения актуальной клиентской базы в организации, где необходим доступ с любой машины локальной сети. Exiland Assistant Server - это отдельная программа, которую можно установить на отдельный компьютер или компьютер одного из пользователей, которая чаще всего включена и доступна по локальной сети. Ее назначение - синхронизация данных клиентского ПК с центральной базой данных.

Версия Personal (локальная однопользовательская)

Существует также Персональный органайзер Exiland Assistant Personal - однопользовательская, подойдет как для домашнего использования, так и для малого офиса для ведения базы данных отдельным сотрудником.

Хотя мы и не используем разделы "Контакты" и "Заметки" на работе, но для домашнего использования они являются очень удобными. Например, в разделе "Контакты" можно хранить информацию о своих друзьях, знакомых, коллегах, родственниках. Достаточно кликнуть на любого человека в таблице, как тут же на боковой панели (панели детализации) отображаются все необходимые сведения об этом человеке:

Для удобства при домашнем использовании программы можно скрыть раздел "Организации" и другие. В заметках можно сохранить внезапно нахлынувшую мысль, рецепт пирога или любую другую информацию и потом, при необходимости, быстро ее найти, используя быстрый или детальный поиск.

Бесплатная версия Free (локальная однопользовательская)

Бесплатный органайзер - версия Exiland Assistant Free имеет базовый набор возможностей и больше подойдет для дома.

В раздел задачи мы вносим информацию о том, когда и кому отгрузить товар или позвонить. Раздел ссылки на сайты как нельзя лучше подходит для хранения сайтов поставщиков и конкурентов, что позволяет быть нам всегда в курсе последних изменений, и более оперативно реагировать на них.

Универсальный инструмент для работы с базой клиентов

Программа органайзер Exiland Assistant настолько универсальна, что является весьма полезной как для делового человека, так и для домохозяйки. К тому же она заменит сразу несколько программ: книжку контактов, хранитель ссылок и заметок, хранитель паролей, органайзер (планировщик задач), программу ведения базу клиентов, дневник мыслей и т.п.

Каждому современному деятельному человеку я бы посоветовал эту замечательную программу.

Вообще, Exiland Assistant объединяет в себе множество удобных в ежедневной работе функций и при этом сохраняется простота освоения и использования. Возможность звонить прямо из программы (+ интеграция со Skype), отправлять данные любого типа по e-mail или на принтер, сортировать, фильтровать, выполнять быстрый поиск, синхронизировать контакты людей с Microsoft Outlook (а следовательно, и с КПК или мобильным телефоном), экспортировать данные в HTML, Word, txt и т.д. - это только краткий перечень дополнительных возможностей.

Также программа органайзер содержит функцию напоминания о ближайших Днях Рождения людей и приближающихся событиях. Введите дату рождения друзей и родственников, и вы никогда не забудете поздравить их. Органайзер предупредит вас об этом заранее за указанное вами количество дней. Если же время напоминания или оповещения о задаче наступило в тот момент, когда у вас не была запущена программа или был выключен компьютер, ежедневник сообщит вам о нем сразу после включения компьютера и запуска программы.