Программа картотека

Зачем нам так нужна электронная картотека на компьютере?

Автор статьи
Собранная мной электронная картотека по организациям и людям дала мне ряд преимуществ для поддержания отношений с людьми. Накопленная база контактов позволяет быстро находить телефоны и смотреть историю переписки и звонков, что немаловажно для моей работы.

Обновлено:

Большинству молодых компаний и предпринимателей по роду деятельности приходится вести списки клиентов, партнеров, работников. В какой-то момент возникает потребность создания единой картотеки клиентов - базы данных людей и организаций.

Все дело в растущих объемах информации, увеличении числа контактов у каждого из нас. Невозможно держать в голове огромный объем информации: перечень организаций - список клиентов и партнеров, кому и когда звонили, до чего договорились, когда и зачем следует позвонить ему в следующий раз. А программа всегда "знает" и "подскажет вам" кому и зачем необходимо позвонить именно сегодня.

Быстрый поиск контактов - еще одна весомая причина создания электронной базы данных (БД).

Создание картотеки

В последнее время стало очень модным хранить свои персональные и секретные данные в облаках... Это ведь удобно! Но есть и обратная сторона - вы, даже не задумываясь, доверяете свои секретные данные системным администраторам, обслуживающим облачные сервисы. У них всегда есть доступ к базе, где хранятся данные пользователей.

Совет: Создавайте свою картотеку по организациям и людям в программе и храните ее на вашем ПК или флешке в зашифрованном виде, а не в соц.сетях, телефоне или где-то в облаках, на чужих серверах.

Создать картотеку можно даже в Word-файле. Но документ Word - это не база данных, он не позволяет структурированно хранить данные и напоминать о датах. Существуют гораздо более удобные инструменты, например, программа органайзер Exiland Assistant для Windows. Ее и рассмотри в данной статье.

Exiland Assistant позволяет вести:

Криптостойкое шифрование данных обеспечивает ее защиту от кражи и потери, а встроенная в версию Personal и Enterprise функция автоматического создания резервных копий БД защитит ее от поломки флешки и случайных изменений..

Чтобы показать как создать картотеку на компьютере, скачайте бесплатную версию Exiland Assistant Free. Программа не требует установки, достаточно распаковать zip-файл - появится папка Exiland Assistant Free, перенести всю папку в нужную директорию на вашем компьютере или на флешку. Запустите из этой папки главный файл программы "ea.exe" и пройдите мастер 1-го запуска по шагам. Если после этого вы увидите записи в БД - это демо-данные, можете поизучать их и чуть позже создайте свою базу, используя меню Файл.

Рассмотрим создание картотеки на примере базы с демо-данными. Итак, перед нами главное окно программы.

Программа картотека Exiland Assistant
Главное окно программы Exiland Assistant

Картотека людей. Раздел "Контакты"

Для создания информации о человеке встаньте курсором на группу в дереве групп слева, в которой хотите создать запись, и нажмите кнопку создания записи над таблицей - появится карточка человека, заполните ее и нажмите "Сохранить". Вы можете заранее не создавать группу в дереве, ее можно создать прямо из карточки.

Программа картотека Exiland Assistant
Карточка человека в Exiland Assistant

Такого удобства и возможностей программы по созданию электронной картотеки людей я еще не встречал. Понравилось то, что о человеке можно указать любые личные данные, вплоть до увлечений. Органайзер позволяет хранить следующие данные о человеке:

Не хватает какого-то поля? Не проблема - расширяемая структура данных Exiland Assistant позволяет добавлять свои поля ввода в карточку и отображать их в таблице в главном окне органайзера.

Каждую запись в базе можно пометить цветом, если необходимо выделять ее среди других.

Теперь о том, как добавить фотографию человека. Для картотеки по людям обычно достаточно видеть лицо человека, программа позволяет вставить фото размером 100x120 пикселей. Если вы попытаетесь вставить большую фотку - появится окно подрезки и масштабирования фотографии и вы сможете указать, какую область изображения вставить. Потрясающая возможность, и никакие дополнительные редакторы не нужны, да и фотография в базе мало места занимает. А значит приложение не будет тормозить со временем, когда накопятся записи.

Подрезка фотографии при вставке в карточку человека
Мастер подрезки фотографии при вставке в карточку человека

Я только недавно пришел к выводу, что каждому просто необходимо хранить информацию о людях, с которыми сводит тебя судьба по жизни, поскольку никогда не знаешь, в какой ситуации тебе этот человек понадобиться. И если все эти данные собраны в одном удобном месте - в ноутбуке под Windows, то это получится бесценная база.

Не перестаю говорить спасибо авторам, так как они настолько продумали и собрали воедино всю информацию, которая нужна по жизни человеку, и которая храниться обычно в самых разных местах.

Картотека организаций в Exiland Assistant. Раздел "Организации"

По аналогии со списком людей Exiland Assistant предоставляет возможность вести картотеку организаций в соответствующем разделе. Да, здесь тоже все неплохо продумано, карточка по-умолчанию позволяет вносить следующие сведения о фирмах, клиниках, магазинах, и т.д.:

Картотека организаций
Картотека организаций в Exiland Assistant

Встроенная в программу картотека личных дел (раздел "Задачи") поможет навести порядок в списке ежедневных задач, вести учет по проектам.

Как видим, софт Exiland Assistant достаточно прост и в то же время функционален. Область применимости - практически любая сфера деятельности. По заявлению разработчика, органайзер также предназначен для использования дома.

Где скачать программу для ведения картотеки

Exiland Assistant существует только для Windows разных версий: Windows 10, Windows 8, Windows 7 и представлена в 3 редакциях: Free (бесплатная), Personal (однопользовательская улучшенная), Enterprise (многопользовательская для локальной сети). Сравнить их возможности можно здесь.

Бесплатно скачать программу-картотеку для ведения клиентов можно на официальном сайте. Для скачивания регистрация не требуется.

Скачать