Программа записная книжка Exiland Assistant

Что такое записная книжка?

Практически все люди, работающие за компьютером, собирают и ведут базу клиентов, различные сведения о людях, организациях, родственниках: дни рождения, адреса, имена, фамилии, номера телефонов, ссылки интернета на сайты, пароли, заметки, статьи. Найти программу записную книжку, которая объединила бы отрывочные, разбросанные там и сям, сведения в единую базу, оказалось не так просто.

Так хочется, чтобы всё было в одной программе, а не десяти, чтобы не пришлось вести записные книжки, клеить напоминающие листочки. Может, именно Assistant, как раз та самая программа, которая станет вашим персональным помощником на работе и дома? Так пусть же всё будет в одном месте. Говоря об этой программе записной книжке, стоит отметить, что это не просто ежедневник, а мощная система управления персональными данными.

Управление персональными данными в записной книжке Exiland Assistant

Единая информационная база контактов и задач

Программа записная книжка и база контактов
Риc 1. Записная книжка позволяет вести базу контактов и организаций

После выхода новой версии популярного электронного органайзера управление персональными данными стало еще проще, удобнее, а надежность стала выше. База клиентов, контакты всех ваших знакомых, друзей, сотрудников с подробной информацией, фотографиями, список организаций c их реквизитами, компьютерных фирм, магазинов, банков, клиник и т.д. теперь можно хранить в единой информационной базе, расположенной на жестком диске, Flash-носителе или на другой машине локальной сети. Хранение ежедневника прямо на Flash-носителе вместе с базой данных особенно удобно - это дает возможность пользоваться программой на работе и дома. Программа давно уже стала для многих пользователей незаменимым ежедневным помощником.

Быстрый поиск контактов в записной книжке

Представьте себе, что вам позвонил коллега, спрашивает номер телефона вашего общего знакомого. Вы спешно копошитесь в сумке, чтобы найти записную книжку и отыскать нужный номер телефона. Программа значительно упрощает поиск данных. Чтобы найти телефон, достаточно лишь в поле быстрого поиска ввести ту часть информации, которая вам известна: часть имени, фамилии, e-mail адреса, почтового адреса или несколько цифр из номера телефона. Программа тут же найдет и покажет вам искомого человека. Если вы не помните, в каком разделе внесли запись, воспользуйтесь детальным поиском сразу по всем разделам. Детальный поиск позволяет без труда найти нужную вам информацию, как в названии заметок, так и внутри текстов этих заметок; названии ссылок интернета, ссылок на ресурсы или любом информационном поле людей или организаций. При желании можно распечатать контакты всех ваших коллег, знакомых, друзей на принтере мелким шрифтом и всегда носить их с собой.

В новой версии появилась возможность автоматической e-mail рассылки сообщений по базе персон или организаций. Вы легко можете разослать новый прайс-лист или условия акции своим клиентам.


Дерево групп
Риc 2. Дерево групп в записной книжке

Из чего состоит записная книжка Exiland Assistant?

Программа записная книжка состоит из шести основных разделов: контакты, организации, задачи, заметки, ссылки, события. Она позволяет обмениваться данными с друзьями, коллегами, родственниками. Достаточно лишь экспортировать выбранные вами данные в один из допустимых форматов: TXT, RTF(MS Word), HTML, Excel, передать его своему другу или коллеге на носителе информации или по электронной почте.

Программа содержит встроенный органайзер, планировщик задач для ведения дел и планирования вашего времени. Ежедневник включает в себя еще и функцию напоминания, которая позволит вам не забыть сделать что-то очень важное, не пропустить важное мероприятие или вовремя позвонить коллеге.

Универсальность ежедневника позволяет отнести ее к числу органайзеров, деловых программ для ведения базы клиентов, программ учета кадров, софта для бизнеса, CRM-систем.

Что может хранить органайзер?

Ежедневник Assistant полезен как для домашнего использования, так и для организаций, занимающихся любым видом деятельности. Дома он используется для хранения информации о друзьях, родственниках, знакомых, хранения различных статей, паролей, кулинарных и медицинских рецептов, расписания движения транспорта, анекдотов и других заметок. В офисе ежедневник Exiland Assistant можно использовать для ведения личных карточек с детальной контактной, личной информацией работающего на предприятии персонала. Вставка фотографий персон дает возможность знать всех сотрудников фирмы "в лицо".

Карточка персоны и организации содержит множетсво важных полей. Даже если каких-то полей вы не найдете в программе, например, серию и номер паспорта человека, вы можете их добавить. Расширяемая структура данных позволит вам добавить в программу недостающие поля для внесения информации, обеспечит быстрый поиск по ним.

Масса полезных возможностей

Кроме функций, ставших традиционными для большинства органайзеров, Exiland Assistant может хранить каталог ссылок интернета, ссылок на файлы, папки, прайс-листы предприятий, связывать записи между собой, например, вы можете связать персон по признаку родственной связи.

Более того, прямо из органайзера вы можете выполнять e-mail рассылки по вашим контактам, например разослать приглашения друзьям и родственникам или любое коммерческое предложение вашим клиентам.

Assistant может взаимодействовать с Microsoft Outlook, обмениваться с ней контактной информацией. Если ваша модель смартфона "умеет" синхронизировать контакты с Microsoft Outlook, то перед вами открывается уникальная возможность хранить все контакты в Assistant, а при необходимости перебрасывать их в смартфон. Для этого вам достаточно экспортировать записи персон из Assistant в Microsoft Outlook, а при подключенном к компьютеру мобильнике или КПК, Microsoft Outlook начнет синхронизацию этих контактов с вашим устройством. Таким образом, все контакты из органайзера через Microsoft Outlook попадут в ваш смартфон менее чем через 15 секунд.

Но это еще не все. Записная книжка "умеет" сворачиваться с системную область SysTray, рядом с часами, чтобы не мешать вашей работе. А когда потребуется заглянуть в ежедневник, нажмите заданную вами комбинацию клавиш (по-умолчанию Ctrl+Q) и он мгновенно окажется перед вами.

Многопользовательская версия для организаций

Версия Enterprise является многопользовательской системой, что позволяет организовать единую базу контактов и задач и работать с ней разным пользователям со своими заранее настроенными правами и уровнями доступа. Можно объединять пользователей в группы (роли) по аналогии с системой прав в Windows.

Основным преимуществом является возможность обмениваться данными с общей (центральной) базой данных, расположенной на машине-сервере. Это особенно удобно для ведения единой базы клиентов. Сервер Exiland Assistant Server позволяет одновременно обмениваться данными с множеством клиентов локальной сети.

Каждый клиент всегда работает только со своей локальной базой данных, расположенной на ПК пользователя или его флеш-носителе и может периодически выполнять синхронизацию своих данных с центральной базой на сервере.


Многопользовательская база клиентов
Риc 3. Схема синхронизации клиентских программ Exiland Assistant Enterprise с сервером

Вы можете запускать Enterprise версию, работая автономно, независимо от сервера: дома, на работе, кафе, перемещаясь на ноутбуке или флэш-носителе. Желательно лишь периодически синхронизироваться с сервером, когда он доступен. Это можно сделать по кнопке из программы клиента или автоматически с заданным интервалом, например каждые 15 минут.

Интуитивно понятный русскоязычный интерфейс записной книжки позволит быстро освоить работу с программой, что даст возможность эффективно использовать ее в ежедневной работе и повысить продуктивность работы с клиентами.

Безопасность данных

Для обеспечения сохранности данных в Personal и Enterprise версии встроена функция автоматического создания резервных копий базы данных. Вы так же хотите воспользоваться универсальной программой резервного копирования Exiland Backup. Но это уже отдельная утилита с большим количеством полезных функций. Подробнее об автоматическом создании резервных копий вы можете узнать на сайте этой утилиты.

Версии и редакции записной книжки Exiland Assistant

Программа распространяется в 3-х редакциях: