Ввод, изменение, удаление данных

Выберите в дереве слева раздел, например, "Контакты" (или подгруппу в этом разделе).

Над таблицей вы увидите три кнопки для управления записью (создать, изменить, удалить).

Для сетевой версии Enterprise предусмотрено разграничение прав доступа на группы записей.

Поэтому вы можете ограничить доступ определенным пользователям на записи, например, дать только на просмотр, а запретить редактирование, или же запретить даже просмотр. О том, как настроить права доступа вы узнаете из раздела Совместная работа в сетевой версии Exiland Assistant Enterprise.

Создание новой записи

Нажмите кнопку создания записи, расположенную над таблицей. Заполните карточку персоны. Причем, чем больше информации о человеке вы заполните, тем проще потом будет отыскать нужную персону в базе, используя быстрый фильтр или детальный поиск.

Программа позволяет вводить неограниченное количество строк контактной информации для каждой персоны и организации.

Для вставки фотографии человека щелкните левой или правой кнопкой мыши на место, где должна быть фотография (в карточке записи). Из появившегося контекстного меню выберите пункт "Загрузить" из файла и укажите путь к файлу с фото (поддерживаются файлы формата JPEG, BMP, GIF). Если размер картинки окажется не 100x120 точек, то программа отобразит форму подрезки изображения, где вам предстоит указать лицо человека на этом фото, перемещая прямоугольник красного цвета. Только эта часть всей картинки будет вставлена в базу данных. Если изображение слишком крупное, нажимайте кнопку "Уменьшить", до тех пор, пока изображение не уменьшится до нужных размеров. После того как вы выбрали вырезаемую область с лицом человека, нажмите OK.

Также вы можете вставлять фотографию персоны через буфер обмена, например, из графического редактора Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Corel Draw и т.п. или же схватить и перетащить графический файл из любого окна Windows на поле фото в карточку человека.

Пройдитесь по всем вкладкам (средства связи, личные данные и т.д.) и внесите в поля ввода как можно больше известной вам информации о человеке.

Если вам недостаточно существующих полей ввода, вы можете добавить свои, изменить название существующих. Подробнее о редактировании полей смотрите в резделе Настройка полей/колонок.

Созданные вами, дополнительные поля отобразятся в карточке записи на вкладке "Доп.инфо". Название данной вкладки вы можете изменить в настройках программы ("Сервис - Настройки").

После заполнения карточки записи нажмите кнопку "Сохранить".

Ввод событий

События могут быть:

• относящиеся к человеку (для ведения дел, связанных с этим человеком);
• относящиеся к организации (для ведения дел, связанных с этой организацией);
• независимые (общие праздники, например Новый год);

Типы событий: Звонок, Встреча, Консультация, Напоминание, и т.д. - справочник типов событий вы можете задать свой в настройках программы ("Сервис - Настройки") на вкладке "События".

Это удобно для ведения дел по клиенту. Список событий отражает историю общения с человеком или организацией.

Состояния событий: Любое событие как правило заканчивается успешно или неудачно. В карточке события вы можете указать состояние (результат) данного события, выбрав одно из значений из раскрывающегося списка: "Успешно" или "Неудачно".

Настройте справочник состояний событий на свое усмотрение в настройках программы и там же укажите напоминать ли о событии при данном значении состояния. Ведь не всегда нужно напоминать о событии, состояние которого = "Успешно".

Вы можете создавать события в разделе "События" в дереве групп, указав в качестве объекта конкретную персону или организацию, к которой относится событие. Однако, удобнее это делать в карточке персоны/организации на вкладке "События".

Создание ссылок

Exiland Assistant позволяет в карточке персоны делать ссылки на других персон, организации, задачи, заметки, события, а также на файлы документов, папки, web-страницы.

Ссылки вы можете задать на вкладке ссылок. Введенные вами ссылки будут отображаться на панели детальной информации. По ним можно всегда быстро перейти к указанному объекту. Это очень удобно для быстрой навигации.

Ссылки вы можете создавать в разделе "Ссылки", а также прямо в карточке персоны, предприятия и т.д.

Например, у человека "Иванов Василий" можно ввести ссылку (связь) на Николая Пятеркина и назвать ее - "Коллега".

Вы можете указать связь персоны с каким-либо документом, например, с его трудовым договором.

Ссылки являются односторонними. Это обозначает, что если персона П2 является "другом" для персоны П1, то это не значит, что П1 друг П2.

Связи отображаются на панели детальной информации, которую можно показать/спрятать по кнопке "Детально", расположенную над таблицей.

Для ввода ссылки вы также можете хватать и перетаскивать файлы и папки в программу из окон Windows:

•в главное окно программы на таблицу ссылок

•в окно создания ссылки

Щелкнув левой кнопкой мыши по ссылке, вы перейдете к записи, файлу, папке или web-странице, на которую указывает ссылка.

Изменение записи

Для изменения уже существующей записи дважды щелкните левой кнопкой мыши на нужную запись в таблице или нажмите кнопку изменения записи, расположенную над таблицей. Измените необходимые данные в полях формы и нажмите "Сохранить".

Все манипуляции с записями также можно производить по пунктам контекстного меню, вызываемого по правой кнопке мыши на таблице

Если у вас версия Enterprise и есть права только на чтение группы, в которой находится редактируемая запись, то при открытии карточки, запись откроется в режиме "Только просмотр".

Удаление записи

Для удаления записи, выделите ее в таблице и нажмите кнопку удаления записи. Для того, чтобы удалить несколько записей, выделите мышью нужные записи в таблице, удерживая Shift или Ctrl, затем нажмите "Удалить". Вы также можете выбрать группу в дереве слева, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт меню "Удалить" для удаления группы со всеми записями, содержащимися в ней. Если удаляемая запись содержится еще хотя бы в одной группе, то она останется в той группе, а из удаляемой будет исключена.

При удалении записи все ссылки, идущие от этой записи к другой и ссылки идущие к этой записи от других записей автоматически удалятся. Аналогично и события, привязанные к записи, удалятся вместе с удаляемой записью.

ВНИМАНИЕ! При удалении записи они помещаются в корзину. В корзине вы можете видеть только те записи, которые вы удалили. Если у вас есть полные права, вы увидите удаленные записи всех пользователей.

Пока запись находится в корзине программы, вы можете ее восстановить.

В версии Personal  автоматически корзина не очищается. Поэтому иногда рекомендуется ее очищать.

Вызвать корзину вы можете через меню "Сервис - Корзина" или по кнопке, расположенной в правом верхнем углу экрана.

В версии Enterprise записи из Корзины автоматически удалятся при ближайшей синхронизации с сервером.