Периодическая интернет рассылка писем своим клиентам является частью email маркетинга, нацеленного на привлечение прибыли компаний.
Органайзер Exiland Assistant для Windows (виндовс) позволяет удобно хранить все ваши контакты в структурированном виде (контакты клиентов, партнеров, друзей, родственников, знакомых и т.д.). Этот же софт является программой для рассылки писем email (по электронной почте) и имеет специальный встроенный модуль, позволяющий разослать e-mail сообщения по базе контактов.
Поводов для e-mail отправки может быть много:
- Поздравление;
- Приглашение;
- Доставка прайс-листа;
- Коммерческое предложение (информация об акциях, скидках);
- Уведомление;
- Объявление;
- Напоминание о чем-либо и т.д.;
Массовая рассылка писем email в Exiland Assistant
В ежедневнике существует функция автоматической массовой отправки e-mail, которая позволяет рассылать письма множеству получателей:
- вашим контактам, хранящимся в базе Exiland Assistant;
- произвольному списку емайл адресов, которые вы храните, например, в Excel;
Таким образом, вы можете осуществлять массовые email рассылки однотипных писем, созданных по шаблону, любым адресатам своей базы. Каждому получателю отправляется отдельное письмо.
Программа поддерживает 2 формата письма:
- Простой текст (Plain Text);
- Текст с форматированием (HTML) для создания красочных сообщенийж;
Текст с форматированием (HTML) позволяет вставлять изображения, логотипы, фото прямо в тело сообщения, а также выделять текст жирным, курсивом, подчеркиванием, центрировать текст, вставлять таблицы, выбирать цвет фона или фоновые изображения и многое другое – все это делает сообщения более структурированными и привлекательными. В программе для массовой рассылки писем Exiland Assistant имеется встроенный редактор, позволяющий создавать красивые шаблоны.
Текст шаблона может содержать теги (переменные), вместо которых во время отправки будут подставляться значения полей из базы данных (БД). Пример: <Наименование организации>, которой вы отправляете письмо. В самом простом случае, текст может не содержать ни одного тега.
Выбрав пункт меню "Сервис -> E-mail рассылки" на экране появится список рассылок (изначально он пустой) и 3 кнопки: "Создать", "Изменить", "Удалить".
Как сделать массовую рассылку писем?
3 основных шага для создания рассылки:
| Шаг 1. | Создание SMTP-профиля |
| Шаг 2. | Создание почтового шаблона |
| Шаг 3. | Выбор получателей |
При нажатии на кнопку "Создать" на экране появится следующее окно:
Укажите наименование рассылки, в выпадающих списках "От кого" и "Шаблон" выберите настройки отправителя (SMTP-профиль) и шаблон письма.
При первом использовании выпадающие списки пусты. Необходимо нажать кнопку "...", расположенную правее от соответствующего выпадающего списка.
Шаг 1. Создание SMTP-профиля для отправки писем
SMTP-профиль это настройки отправителя, то есть от какого ящика и имени будут отправляться письма. Вы можете отправлять e-mail сообщения от любого вашего ящика, созданного на серверах gmail.com, mail.ru, yandex.ru, ukr.net и т.п. Один конкретный SMTP-профиль, который вы создадите, может в дальнейшем использоваться для нескольких рассылок. Вы можете создать любое количество профилей.
Нажмите по кнопке с тремя точками "..." и перед вами откроется окно со списком SMTP-профилей.
Для создания нового SMTP-профиля нажмите "Создать" и заполните форму.
Заполните форму, указав ящик отправителя и нажмите "Проверить". Если настройки заданы верно, нажмите "Сохранить". В списке SMTP-профилей выберите созданный профиль и нажмите на кнопку "Выбрать".
Шаг 2. Создание почтового шаблона – текст письма
Для выбора шаблона нажмите по кнопке с тремя точками "...", справа от выпадающего списка шаблонов, и перед вами откроется окно со списком почтовых шаблонов.
Как и в случае с SMTP-профилями, для создания нового шаблона нажмите "Создать" и заполните форму.
Если планируете вставлять теги в тело письма, выберите из списка, для какого раздела предназначен шаблон. Укажите тему, формат, а также сам текст сообщения и вставьте в него теги, если необходимо. Формат переключается в выпадающем списке "Формат", над текстом. К письму можно прикрепить файлы (вложения).
Чтобы вставить тег, установите курсор в нужную позицию в тексте и слева нажмите "Вставить тег", выбрав необходимое поле из базы.
Когда шаблон настроен, нажмите "Сохранить".
В списке почтовых шаблонов выберите созданный и нажмите "Выбрать".
Шаг 3. Выбор получателей ваших e-mail писем (кому отправлять)
Находясь в окне редактирования настроек, нажмите "Добавить" и выберите соответствующий пункт.
Выбор получателей из базы Exiland Assistant
Выберите слева группу или раздел целиком. Справа укажите получателей этой группы. По умолчанию, "Все, включая подгруппы".
Выбор произвольных e-mail адресов
Если у вас есть список адресов в Excel, Word или текстовом файле, Вы можете скопировать его через буфер обмена (Ctrl+C, Ctrl+V) и вставить в список получателей.
После выбора соответствующего пункта меню, на экране появится поле ввода списка e-mail. На каждой строке – один адрес. Адрес может быть введен в формате: "ivanov@gmail.com" или "Иванов Иван <ivanov@gmail.com>".
Здесь нажмите "Сохранить".
Email рассылка создана! Можно запускать.
Как запустить рассылку писем?
Находясь в окне со списком рассылок, выберите нужную и нажмите кнопку предварительного просмотра и отправки.
Поскольку e-mail адреса могут храниться в нескольких полях карточки Контакты или Организации, то при запуске отправки вас программа спросит, из каких полей она должна взять e-mail адрес.
Далее, нажимаем "Продолжить" и на экране появляется финальное окно, где собственно и происходит массовая рассылка писем по e-mail адресам электронной почты.
Сверху - тема и текст шаблона. В нижней части список получателей. Для каждого получателя в списке видно, на какие адреса будет отправляться письмо, а также, из каких полей получателя он взят. Если e-mail адреса у получателя нет, то колонка "E-mail" будет пустой и такой получатель будет пропущен программой во время отправки сообщения.
Просмотр писем. Установив курсор на строке с получателем, сверху в шаблоне вместо тегов подставляются значения из базы, если конечно в теле шаблона теги присутствуют. Таким образом, еще до запуска рассылки можно посмотреть, в каком виде будет отправлено сообщение каждому получателю.
Проверка отправки. Вы можете отправить тестовое письмо на ваш e-mail, чтобы убедиться, что отправка работает и посмотреть окончательный вид сообщения в вашем почтовом ящике. Для этого в нижней панели в поле "E-mail' впишите ваш адрес и нажмите "Отправить тест".
Задержка в N секунд между отправкой писем бывает необходима, если почтовый сервер, от которого отправляете письма, не позволяет выполнять слишком частую отправку. Обычно задержки в 3-5 секунд бывает достаточно.
Запрос уведомления о прочтении. Данная опция включает в заголовок каждого сообщения запрос отправки уведомления о прочтении. Данный запрос будет сделан в виде диалогового окна в тот момент, когда получатель откроет письмо для прочтения.
Запуск. По умолчанию, программа предлагает разослать корреспонденцию всем получателям, начиная с первого. Однако, вы можете отметить получателей галочками выборочно и отправить письма только им.
По каждому получателю в списке прописывается время отправки и результат. Если сообщение отправить не удалось, то красным цветом отобразится текст ошибки.
Во время рассылки вы можете отменить процесс, нажав на кнопку "Остановить", а позже - продолжить.
В это время не будет срабатывать оповещение о задачах и автоматическое резервное копирование базы данных, если оно настроено.
История рассылки
Приятным дополнением утилиты для рассылки писем на русском языке Exiland Assistant является возможность просмотра истории отправок (когда, кому и что было отправлено), а также возможность повторной отправки, например, тем, кому письмо по какой-то причине не было отправлено или процесс был прерван (перезагрузился компьютер, сбой программы и т.п.). Также, остановку отправки удобно использовать, если вам необходимо куда-то идти и нужно выключить компьютер, а позже вы хотели бы продолжить.
Чтобы просмотреть историю, необходимо, находясь в окне со списком рассылок, выбрать нужную и нажать кнопку истории.
Просматривая историю, вы можете повторить отправку либо всем адресатам, либо только тем, кому в прошлый раз письмо не было отправлено по какой-либо причине. Если прошлая отправка была прервана пользователем, вы сможете продолжить слать тем, кому письмо не было отправлено.
Заключение
Автоматическая рассылка e-mail писем доступна только в платных не дорогих версиях Exiland Assistant Personal и Exiland Assistant Enterprise. Вы можете бесплатно скачать демо-версию на официальном сайте.