База контактов. Структурированное хранение телефонов и адресов

Детальная информация о людях

Основное назначение программы Exiland Assistant для Windows – организация базы контактов, создание картотеки как по людям, так и по организациям. Программа позволяет быстро найти телефон, e-mail и другую информацию о человеке или организации, посмотреть переписку с ним, связаться, пообщаться, записать результат в базу данных (БД).

Хранение контактов в базе данных Exiland Assistant позволяет получать быстрый доступ к необходимой информации и ее надежную защиту паролем и шифрованием, а напоминание о Днях рождения не даст забыть поздравить родственников, коллег, клиентов с предстоящим событием. Имеется возможность настроить напоминание заранее за указанное количество дней и в день рождения. Программа поддерживает надежную защиту информации паролем и шифрование.

Сетевой органайзер Exiland Assistant Enterprise позволяет организовать единую базу для множества пользователей локальной сети, вести базу клиентов, партнеров, сотрудников, задач по проектам. Для использования сетевого органайзера необходимо установить Exiland Assistant Server, поставляемый вместе с Exiland Assistant Enterprise, на ПК одного из пользователей или отдельный сервер. Вы можете бесплатно скачать органайзер Exiland Assistant, попробовать в работе на ваших данных.

Данные хранятся в папке программы на вашем ПК или флешке в локальном файле данных.

Все записи в органайзере содержатся в разделах "Контакты" и "Организации" в соответствующих подгруппах. Вы можете сгруппировать записи на ваше усмотрение, создать необходимые подгруппы; перенести в них существующие записи (простым перетаскиванием записи на нужную группу дерева групп).

Для добавления персоны встаньте на группу в дереве раздела Контакты, в которой хотите создать запись, нажмите маленькую кнопку создания записи (кнопка с зеленым плюсом, находится над таблицей записей в главном окне программы). Появится карточка человека.

Заполните ее, нажмите "Сохранить". Хотя бы одно из полей: Фамилия, Имя или Отчество - обязательное для заполнения.

Общая и контактная информация. Каждая запись о персоне в базе органайзера Exiland Assistant может хранить следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество
• Место работы, должность
• Неограниченное количество мобильных, домашних, рабочих телефонов
• Неограниченное количество e-mail адресов и адресов сайтов
• Неограниченное количество учетных записей Skype, Вконтакте, Instagram и т.д.

Причем можно задать порядок расположения контактной информации, перемещая строки вниз-вверх с помощью кнопок со стрелками.

Личные данные о человеке, которые может содержать карточка персоны:

• Дата рождения. Причем год указывать не обязательно (многие его даже не знают). По дате рождения автоматически вычисляется и отображается знак зодиака и возраст (если указан год). Если не нужно отображать - отображение этих двух полей вы можете отключить в настройках программы (меню Сервис/Настройки).
• Пол
• Семейное положение
• Количество детей
• Увлечения (хобби)
• Псевдоним (кличка)

Важным преимуществом программы органайзера Exiland Assistant перед аналогами является расширяемая структура данных - если вам недостаточно стандартных (предусмотренных программой) полей, вы можете самостоятельно их добавить через меню Сервис/Настройка полей. Примером дополнительных полей могут быть серия, номер паспорта, цвет волос, цвет глаз, сумма долга и т.д. – все что угодно, зависит от ваших потребностей. Правда есть ограничение: каждое дополнительное поле в базе контактов позволяет хранить до 2000 знаков текста, но, в большинстве случаев, этого достаточно. Количество дополнительных полей - не более 30 на каждый раздел программы.

Кроме того, карточка персоны содержит текстовое поле "Примечания" неограниченной длины, куда можно записывать произвольным текстом любые записи, относящиеся к персоне. Это могут быть результаты переговоров, пароли, любая уточняющая или справочная информация.

Кроме контактной информации карточка человека может содержать ссылки на локальные и сетевые файлы, папки, web-ресурсы, на другие записи персон или организаций.

Также программа позволяет вести список событий по людям (закладка События в карточке персоны), напоминать о них. Событиями могут быть звонки, встречи, консультации, и т.д. или просто напоминания о дате.

Каждая персона может содержаться более чем в одной группе (категории), поскольку человек может быть одновременно другом и сотрудником.

Делайте e-mail рассылку по базе данных физических и юридических лиц, хранящихся к базе данных Exiland Assistant. Вы можете поработать с вашими контактами - разослать им приглашение, поздравление, коммерческое предложение или условия новой акции. Для этого в программе предусмотрен специальный модуль рассылки, поэтому вам не придется устанавливать дополнительные программы на ваш ПК.

Детальная информация об организациях, фирмах

Для ведения базы юридических лиц (фирм, организаций, компаний) предназначен раздел "Организации". Встаньте на нужную группу в дереве групп, создавайте записи об организации, кликнув по кнопке с плюсом, которая находится над таблицей в главном окне программы. Появится карточка новой записи.

Каждая запись об организации в базе контактов Exiland Assistant может хранить следующие данные: Полное и краткое наименование, юридический и фактический адрес, адреса, телефоны филиалов, сфера деятельности, масштаб предприятия, e-mail, факс, часы работы, web-сайт, ссылку на прайс-лист или клиентский договор, список контактных лиц с их должностями и телефонами, события, ссылки и т.д.

По аналогии с разделом персон, вы можете добавить свои собственные поля, такие как ИНН, КПП, Расчетный счет, БИК, ОКОНХ и т.п, - все чего не хватает для полноты информации.

Если требуется получить из БД список людей или организаций в Excel, например для передачи на мобильный телефон (смартфон), выгрузите их с помощью функции экспорта. Экспорт также возможен в формат MS Word, HTML, vCard и txt-файл.

Интерфейс органайзера настолько прост и понятен, что любой, даже малоопытный пользователь ПК, с легкостью сможет вести базу своих контактов и использовать Exiland Assistant в ежедневной работе.

Существуют 2 версии программы: Personal (однопользовательская) и Enterprise (многопользовательская сетевая версия).

83% посетителей сайта программы уже скачали наш органайзер,
72% из них ежедневно ведут базу контактов в Exiland Assistant!