Программа картотека

Собранная мной электронная картотека по организациям и людям дала мне ряд преимуществ для поддержания отношений с людьми. Накопленная база контактов позволяет быстро находить телефоны и смотреть историю переписки и звонков, что немаловажно для моей работы.

Большинству молодых компаний и предпринимателей по роду деятельности приходится вести списки клиентов, партнеров, работников. В какой-то момент возникает потребность создания единой картотеки клиентов - базы данных людей и организаций.

Все дело в растущих объемах информации, увеличении числа контактов у каждого из нас. Невозможно держать в голове огромный объем информации: перечень организаций - список клиентов и партнеров, кому и когда звонили, до чего договорились, когда и зачем следует позвонить ему в следующий раз. А программа всегда "знает" и "подскажет вам" кому и зачем необходимо позвонить именно сегодня.

Быстрый поиск контактов - еще одна весомая причина создания электронной базы данных (БД).

Создание картотеки

В последнее время стало очень модным хранить свои персональные и секретные данные в облаках... Это ведь удобно! Но есть и обратная сторона - вы, даже не задумываясь, доверяете свои секретные данные системным администраторам, обслуживающим облачные сервисы. У них всегда есть доступ к базе, где хранятся данные пользователей.

Создать картотеку можно даже в Word-файле. Но документ Word - это не база данных, он не позволяет структурированно хранить данные и напоминать о датах. Существуют гораздо более удобные инструменты, например, программа органайзер Exiland Assistant для Windows. Ее и рассмотри в данной статье.

Exiland Assistant позволяет вести:

• Подробную базу по людям: клиентам, сотрудникам, друзьям
• Информацию по организациям
• Заметки
• Ссылки
• Задачи и события
• Пароли к сайтам можно хранить как в заметках, так и в разделе web-ссылок

Криптостойкое шифрование данных обеспечивает ее защиту от кражи и потери, а встроенная в версию Personal и Enterprise функция автоматического создания резервных копий БД защитит ее от поломки флешки и случайных изменений..

Чтобы показать как создать картотеку на компьютере, скачайте демо версию Exiland Assistant Personal. Программа не требует установки, достаточно распаковать zip-файл - появится папка Exiland Assistant Personal, перенести всю папку в нужную директорию на вашем компьютере или на флешку. Запустите из этой папки главный файл программы "ea.exe" и пройдите мастер 1-го запуска по шагам. Если после этого вы увидите записи в БД - это демо-данные, можете поизучать их и чуть позже создайте свою базу, используя меню База данных.

Рассмотрим создание картотеки на примере базы с демо-данными. Итак, перед нами главное окно программы.

Картотека людей. Раздел "Контакты"

Для создания информации о человеке встаньте курсором на группу в дереве групп слева, в которой хотите создать запись, и нажмите кнопку создания записи над таблицей - появится карточка человека, заполните ее и нажмите "Сохранить". Вы можете заранее не создавать группу в дереве, ее можно создать прямо из карточки.

Такого удобства и возможностей программы по созданию электронной картотеки людей я еще не встречал. Понравилось то, что о человеке можно указать любые личные данные, вплоть до увлечений. Органайзер позволяет хранить следующие данные о человеке:

• Ф.И.О
• Фотографию
• Место работы, должность
• Адреса проживания и прописки
• Телефоны (мобильный, домашний, рабочий)
• Email, Skype, Web-сайт, учетки в соц.сетях: ВКонтакте, Google+, Facebook, Одноклассники и т.д.
• Дату рождения или только год
• Напоминать ли о Дне рождения данной персоны
• Семейное положение
• Пол
• Количество детей
• Возраст и Знак зодиака - вычисляемые поля, их отображение можно отключить в настройках
• Увлечения
• Ник, псевдоним
• В большом поле "Примечания" можно вносить произвольным текстом любую информацию о человеке

Не хватает какого-то поля? Не проблема - расширяемая структура данных Exiland Assistant позволяет добавлять свои поля ввода в карточку и отображать их в таблице в главном окне органайзера.

Каждую запись в базе можно пометить цветом, если необходимо выделять ее среди других.

Теперь о том, как добавить фотографию человека. Для картотеки по людям обычно достаточно видеть лицо человека, программа позволяет вставить фото размером 100x120 пикселей. Если вы попытаетесь вставить большую фотку - появится окно подрезки и масштабирования фотографии и вы сможете указать, какую область изображения вставить. Потрясающая возможность, и никакие дополнительные редакторы не нужны, да и фотография в базе мало места занимает. А значит приложение не будет тормозить со временем, когда накопятся записи.

Я только недавно пришел к выводу, что каждому просто необходимо хранить информацию о людях, с которыми сводит тебя судьба по жизни, поскольку никогда не знаешь, в какой ситуации тебе этот человек понадобиться. И если все эти данные собраны в одном удобном месте - в ноутбуке под Windows, то это получится бесценная база.

Не перестаю говорить спасибо авторам, так как они настолько продумали и собрали воедино всю информацию, которая нужна по жизни человеку, и которая храниться обычно в самых разных местах.

Картотека организаций в Exiland Assistant. Раздел "Организации"

По аналогии со списком людей Exiland Assistant предоставляет возможность вести картотеку организаций в соответствующем разделе. Да, здесь тоже все неплохо продумано, карточка по-умолчанию позволяет вносить следующие сведения о фирмах, клиниках, магазинах, и т.д.:

• Полное и краткое наименование организации
• Сфера деятельности
• Организационно-правовая форма (она же форма собственности): ООО, ЗАО и т.д.
• Юридический адрес и фактический
• Описание географического расположения в населенном пункте и район
• Общие телефон, факс, e-mail
• Дни и время работы
• Web-сайт и ссылка на прайс-лист
• Масштаб предприятия
• Список контактов организации: Ф.И.О., должность, телефон и e-mail
• Филиалы и подразделения - их в карточке предусмотрено только 3, хотя реально может понадобиться и больше
• События по данной организации: здесь можно вести историю звонков, записывать результаты обзвона, планировать встречи, презентации. О датах звонков программа картотека будет напоминать.
• На вкладке "Ссылки" данную запись можно связать с другими записями, а также внести ссылки на web-ресурсы и локальные и сетевые папки и файлы

Встроенная в программу картотека личных дел (раздел "Задачи") поможет навести порядок в списке ежедневных задач, вести учет по проектам.

Как видим, софт Exiland Assistant достаточно прост и в то же время функционален. Область применимости - практически любая сфера деятельности. По заявлению разработчика, органайзер также предназначен для использования дома.

Где скачать программу для ведения картотеки

Exiland Assistant существует только для Windows разных версий: Windows 10, Windows 8, Windows 7 и представлена в 2 редакциях: Personal (однопользовательская улучшенная), Enterprise (многопользовательская для локальной сети). Сравнить их возможности можно здесь.

Бесплатно скачать программу-картотеку для ведения клиентов можно на официальном сайте. Для скачивания регистрация не требуется.